Zet alle doelgroepen bij elkaar om te zien waar studiedata kunnen bijdragen

Wilco te Winkel en de Erasmus Universiteit Rotterdam

Van 24 mei tot en met 8 juli publiceren we wekelijks verhalen uit de praktijk over het gebruik van studiedata. Zeven leden van de zone Studiedata van hogescholen en universiteiten vertellen wat zij doen met studiedata. Ze geven inzicht in hoe hun instellingen studiedata benutten om het hoger onderwijs te verbeteren voor studenten en welke voordelen de instellingen hier van hebben. 

11 vragen aan Wilco te Winkel, informatiemanager onderwijs, over de inzet van studiedata bij de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), die gepaard gaat met Rotterdamse bravoure.

Jullie hebben de infrastructuur voor studiedata overgenomen van de VU. Waarom?

“Het geeft ons een goede basis. Met onze EUR-variant van de infrastructuur en de rapportages van de VU hebben we een vliegende start gemaakt.”

Wat doen jullie anders dan andere deelnemers aan de zone Studiedata?

“De VU is vooral gericht op bestuursinformatie. Wij bedienen daarnaast ook drie andere doelgroepen: docenten, studenten en onderzoekers. De meeste instellingen in de zone investeren veel in ‘de basis op orde’. Geheel op z’n Rotterdams stappen wij er vol in. We zien wel waar het schip strandt. Het risico bestaat overigens wel dat we overvraagd worden.”

Hoe pak je het aan?

“Ik had het geluk dat ik de voormalig CIO van de EUR heb kunnen interesseren om mij bij te staan als senior projectleider. Samen zijn wij uitgekomen op een format waarin wij studenten, docenten, onderzoekers en bestuurders in één zaal zetten om ze uit te vragen over studiedata. We vragen ze wat ze van ons nodig hebben, waar hun zorgen zitten en welk advies ze ons willen meegeven. We bedienen nu negen subprojecten, met minimaal twee projecten per stakeholder of doelgroep.”

Wat willen EUR-studenten met studiedata?

“Onze studenten vinden het prima als we studiedata inzetten, maar ze geven één randvoorwaarde keihard mee: ze willen geen magie. Over alle rapportages die we over ze draaien, eisen ze volledige transparantie. Ze vinden het belangrijk dat ze niet worden betutteld en dat ze zelf ook gebruik kunnen maken van hun eigen data. Als we hun data gebruiken, dan willen studenten daarin worden meegenomen en moet bijvoorbeeld heel duidelijk zijn hoe ze er invloed op kunnen uitoefenen. Kortom, ze vragen om transparantie en om regie.”

Wat voor producten maken jullie voor de studenten?

“De studenten zien veel in een goal setting-app, die helpt om doelen te stellen en te bereiken. Eén studente heeft zo’n prachtige beschrijving gemaakt van de app die haar voor ogen staat, dat we overwegen haar bij de uitvoering ervan te betrekken. In haar voorstel verwerkt ze niet alleen leerdoelen in de app, maar ook sociale en sportieve doelen.”

En wat doen jullie met studiedata voor bestuurders?

“Bestuurders willen onder meer weten hoe de investeringen in het kader van de kwaliteitsplannen hoger onderwijs uitpakken. Hoe waarderen studenten de investeringen, welke faculteit investeert in welke kwaliteitsaspecten van onderwijs, is het vergelijkbaar? Vanwege de coronacrisis is het op dit moment extra relevant om inzicht te geven in het effect van het digitale onderwijs op de onderwijskwaliteit.”

Wat willen onderzoekers?

“Onderzoekers geven aan dat ze het liefst op één plek toegang willen tot veel EUR-data om onderzoek te kunnen doen naar onderwijs. Wij denken dat onderzoekers daarbij grotendeels gebruik kunnen maken van dezelfde data als bestuurders. Dat is anders dan bij de VU, waar het is opgedeeld in een Business Intelligence afdeling, die zich bezighoudt met data over het verleden, en VU Analytics, dat de verwachtingen voor de toekomst onderzoekt. Wij willen proberen om dat binnen één afdeling onder te brengen in het Business Intelligence Competence Centre (BICC). Daarvoor moeten we als partner optreden met de onderzoekers, meer meedenken dan ondersteunen. Het is echt een cultuurding om dat voor elkaar te krijgen.”

Wat maken jullie voor docenten?

“Voor docenten zitten we in de ideeënfase. Binnen de EUR bestaat veel enthousiasme voor het idee van een cursus-APK: een scan waarmee docenten van hun eigen cursus kunnen zien aan welke knoppen ze kunnen draaien om meer uit het digitale onderwijsplatform te halen.”

Wat is de grootste uitdaging?

“Studiedata was hot en happening in 2018, toen we in het Versnellingsplan stapten. Vervolgens dachten de bestuurders dat het geregeld was en verloren ze hun aandacht voor het onderwerp. Die aandacht hebben we terug weten te winnen door de doelgroepen bij elkaar te zetten. Het was mooi om te zien hoe ze elkaar inspireerden en van elkaar zagen waar de relevantie lag. Het bestuur zag dat het van belang is voor onderzoekers en onderwijs; dat was een gouden greep.”

En wat is nu dan de grootste uitdaging?

“Binnen het project hebben we inmiddels een Privacy and Ethics board ingesteld dat moet toezien op het project. In die raad zitten vertegenwoordigers van alle doelgroepen, dus ook een docent, een onderzoeker en een student. We doen niets zonder dat zij het hebben gezien en hun akkoord en voorwaarden hebben gegeven. Zonder zo’n vroegtijdig ‘OK’ kunnen we verderop vastlopen, met onherstelbare schade tot gevolg. Nu is de vraag wie de voorzitter wordt van de raad. We willen een coöperatieve raad, geen privacy-politie. De voorzitter moet iemand zijn van buiten het project, want de raad moet kaders stellen en aanwijzingen geven, maar er moet wel onderhandelingsruimte zijn. Ik zou graag zien dat de Functionaris Gegevensbescherming voorzitter wordt.”

Wat is nog meer een belangrijke les geweest?

“We hebben net op tijd ingezien dat we het BICC te weinig betrokken. Ze staan in de plannen, er vonden werkoverleggen plaats, maar pas sinds kort zijn ze integraal betrokken bij het project en kunnen we tappen van hun kennis en expertise. Ze hebben nu echt de ruimte om mee te denken, te sturen en bij te dragen. Dat maakt zoveel energie los!”

Van 24 mei tot en met 8 juli publiceren we wekelijks verhalen uit de praktijk over het gebruik van studiedata. Zeven leden van de zone Studiedata van hogescholen en universiteiten vertellen wat zij doen met studiedata. Ze geven inzicht in hoe hun instellingen studiedata benutten om het hoger onderwijs te verbeteren voor studenten en welke voordelen de instellingen hier van hebben. 

De interviews zijn gebundeld in het magazine Praktijkverhalen Studiedata. Wil je nu al alle praktijkverhalen lezen? Download het magazine dan hier! 

Tekst: Marjolein van Trigt