Vergeet niet om anderen mee te nemen in je passie voor studiedata

Theo Bakker en de Vrije Universiteit van Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam maakt al vijf jaar intensief gebruik van studiedata. Theo Bakker, teamleider van VU Analytics, vertelt over de ontwikkeling die de organisatie en hijzelf doormaakt. “Dat ene inzicht uit de data van DUO levert ons nu 1,5 miljoen euro per jaar op.”

Een beetje verslaafd aan zijn werk is hij wel. Anders kan Theo Bakker ook niet verklaren waarom hij tijdens een vakantie in Noorwegen openbare data van DUO zat in te laden op zijn laptop. Spijt heeft hij er niet van: het leverde hem hèt eureka-moment van zijn carrière op.

DUO hield data bij van de uitstroom van middelbare scholieren op postcodeniveau. Theo, destijds projectleider student analytics bij de Vrije Universiteit (VU), vroeg zich af wat hij uit die data te weten kon komen over het soort studenten dat de VU aantrekt. Tot zijn verrassing lieten de data enorme patroonverschillen tussen universiteiten zien. Waar de Universiteit van Amsterdam (UvA) bijvoorbeeld vooral scholieren uit de binnenstad, de duinstreek en het Gooi binnenhaalde, bleken de studenten van zijn eigen universiteit veel vaker van buiten Amsterdam te komen. Veel meer dan de meeste instellingen trok de VU studenten aan die eerder elders hadden gestudeerd. Theo realiseerde zich dat de VU vanwege de bekostigingsregels werd benadeeld door deze ‘tweedekans studenten’, zoals minister Bussemaker ze later noemde. Na zijn vakantie overtuigde Theo zijn werkgever ervan om een lobby naar Den Haag op te starten om aan deze ongelijkheid een einde te maken. Het resultaat? Een switch van de ene instelling naar de andere werd voortaan vergoed door het ministerie. Het leverde de VU 1,5 miljoen euro per jaar op.

Onze Code of Practice geeft medewerkers het vertrouwen dat we veilig en betrouwbaar werken met studiedata

Gave data-analyses

De fascinatie voor studiedata begint voor Theo tijdens zijn studie Informatiekunde en neemt alleen maar toe in zijn tijd als beleidsmedewerker bij de UvA, waar hij zich bezighoudt met het optimaliseren van processen. Hij maakt de overstap naar het bedrijfsleven en krijgt bij Deloitte ‘gave data-analyses’ op banken onder ogen. Theo realiseert zich dat eenzelfde soort analyses toepasbaar is op hoger onderwijsinstellingen.

“Bij Deloitte wisten ze welke klanten met een restschuld op de hypotheek een probleem hadden en welke niet,’ zegt hij. ‘De eerste groep wilde de bank proactief benaderen met een afbetalingsregeling, de tweede groep kreeg extra financiële diensten aangeboden. Ik bekeek de datavisualisatie en stelde me voor hoe die eruit zou zijn als we hetzelfde zouden doen met studenten: welke patronen zijn er in de studiedata te herkennen?”

Theo pitcht het idee bij een andere universiteit en mag een pilot doen bij een faculteit. Hij maakt een prachtige analyse van datapatronen die voorspellen welke student stopt met de studie en ziet het rapport ongebruikt in een la verdwijnen.

Prognosemodel

“De VU was in diezelfde tijd bezig met een automatisering van de processen voor studenten en docenten. Dat werd gekoppeld aan een groot programma waarmee we studenten konden vertellen hoe ze ervoor stonden met de studie. Zo kreeg ik de kans om ongeveer hetzelfde te doen als bij de eerdere pilot, maar dan voor alle bacheloropleidingen van de VU tegelijk.”

De systemen van de VU maakten het mogelijk om verschillende bronnen te verbinden en ook inzicht te vergaren uit data van individuele studenten voordat zij gingen studeren. Daardoor kon er een prognosemodel worden gemaakt: welke studenten stoppen na het eerste studiejaar en wat zijn daarin verschillende patronen? Theo: “De analyses werden goed ontvangen, maar waren nog theoretisch. De mogelijkheid om er proactief mee aan de slag te gaan, kwam als een plan in de meerjarige onderwijsagenda terecht. Op dat moment heb ik de overstap van Deloitte naar de VU gemaakt. Ik ben gaan lunchen met portefeuillehouders onderwijs, wetenschappers en leden van studentenraden, om te achterhalen wat ze zouden willen en kunnen met studiedata en welke projecten er al liepen die te maken hebben met de keten of met studiedata.”

Bekeken vanuit de aspecten van het volwassenheidsmodel van de zone Studiedata, ziet de start van het studieproject er als volgt uit: er is een VU-brede strategie, met instemming van de portefeuillehouders en het college; de instelling koopt de code van de analysesoftware van Deloitte en voor de governance wordt een stuurgroep opgericht. Ook ligt er een plan om de analyses uit te voeren. Wat ontbreekt, zijn de juiste mensen. Besloten wordt om zelf mensen op te leiden en een data-engineer aan te trekken.

Een nieuw aangestelde privacy officer houdt toezicht op het proces. Het ontwikkelen van een prognosemodel op basis van studiedata is toegestaan, zolang er geen data over etniciteit of functiebeperkingen worden meegenomen. Voor een persoonlijk studieadvies moet vooraf toestemming worden gevraagd. Theo: “Van drie faculteiten kregen alle eerstejaars bij de verplichte taaltoets in de eerste week de vraag of ze wilden meedoen. Vijftig procent zei ja. Als de docent het verzoek vooraf aankondigde, steeg dat percentage naar tachtig.”

Mismatch

Netjes voldaan aan alle aspecten van het volwassenheidsmodel? De realiteit blijkt weerbarstiger. “Er bestond een mismatch tussen wie ik had gesproken en wie het studieadvies moest uitvoeren,” zegt Theo. “Veel studieadviseurs voelden zich er onprettig bij om op basis van een model een student te adviseren. Ze stuurden een brief naar ons universiteitsblad. Ik had de studieadviseurs onvoldoende meegenomen in het gebruik van het prognosemodel. Vanwege de AVG is het verplicht aan te geven welke factoren leiden tot een prognose; dat hadden we zorgvuldig op de prognosekaart gezet.”

Geeft het model aan dat een student een verhoogde kans loopt op uitval, bijvoorbeeld vanwege een lange reistijd, dan lijkt het of dat een oorzaak is. Het is dan best lastig om dat gegeven effectief te gebruiken in een gesprek met de student. “Niet de lange reistijd is het probleem, maar dat wat áchter die reistijd schuilt, namelijk een eerder afgebroken studie dichterbij de oorspronkelijke woonplaats,” legt Theo uit. “De tutoren waren wel blij met dit nieuwe inzicht. Maar we hadden de studieadviseurs onvoldoende vrijgespeeld om het model proactief in te zetten. Hierdoor konden ze het pas gebruiken als de studenten langskwamen met hun zorgen. Dan kon het model alleen nog bevestigen dat ze zich in een gevarenzone bevonden.”

Code of Practice

Achteraf beschouwt Theo het als een nuttige periode, waarin hij onder meer leerde dat je de doelgroep moet meenemen en dat je veel aandacht moet besteden aan de ethische en privacyaspecten van het gebruik van studiedata. “Het is zaak om hier goed op blijven letten. We hebben besloten om dit soort prognoses over de uitval van de individuele student voorlopig niet te gebruiken. Wel zagen wel de waarde van dit soort studiedata voor algemeen beleid voor groepen studenten.”

We hebben steeds studentenraden betrokken

De ethische vragen die verbonden zijn met het gebruik van studiedata, worden binnen de VU sindsdien vastgelegd in een Code of Practice, die tot stand komt in samenwerking met twee privacy officers. Ieder jaar krijgt de tekst een update. Theo: “We hebben steeds studentenraden betrokken bij de Code of Practice. Uiteindelijk werd onze Code of Practice net voor de AVG gepubliceerd. Het is zeer belangrijk gebleken voor de governance (wat mag wel en niet?), strategie (past dit bij onze identiteit?) en voor het aspect ‘mensen en cultuur’. De medewerkers vertrouwen erop dat we veilig en betrouwbaar werken met studiedata; de studenten dat we de studiedata goed benutten.”

Studiedata-analyse op instellingsniveau

Parallel aan het fiasco met het prognosemodel doet Theo zijn Noorse ontdekking. Daarmee verschuift de inzet van studiedata naar het niveau van de instelling: studiedata blijken nuttig om de organisatie en het studierendement te verbeteren. Nieuw beleid komt voortaan mede tot stand op basis van data-analyse. Dat levert verrassende inzichten op. Zo kan het idee van een faculteit om meer gymnasiasten te trekken naar de prullenbak: uit de data blijkt geen verband tussen de slagingspercentages van een middelbare school en studieresultaten. Anders dan gedacht, doen hbo-studenten het niet minder goed dan vwo’ers en vallen ze niet veel vaker uit. Een extra ingangseis bij deze faculteit blijkt dus onnodig. Theo: “We blijven goed monitoren of hbo’ers het even goed blijven doen. Tot nu toe is dat het geval.”

Naar individueel niveau

“Inmiddels is de focus binnen de VU verschoven naar curriculum- en vakanalyses. Hoe snel stromen studenten door hun studie heen? Hoe werkt de minorkeuze? Hoe kan de instelling meebewegen in de vakkenkeuze? Er is veel vraag naar de onderzoeken die VU Analytics in opdracht uitvoert. Noodgedwongen besteedt de instelling ook veel aandacht aan roosterdata; de hardste stijger van Nederland, als het gaat om studentenaantallen, heeft moeite om de instroom van studenten behapbaar te houden. Theo verwacht dat de VU op den duur weer uitkomt bij inzichten op individueel niveau. Met interesse kijkt hij naar ontwikkelingen aan de Katholieke Universiteit Leuven, waar studieadviseurs en tutors studenten met studievertraging op basis van data helpen om een realistische planning te maken.”

Houd het behapbaar

“De grootste uitdaging op het gebied van studiedata bevindt zich volgens Theo in het aspect ‘mensen en cultuur’. ‘Een universiteit is voortdurend in beweging. Vier jaar na mijn ronde langs de portefeuillehouders zitten overal nieuwe medewerkers. Bouwen aan vertrouwen en verbinding is super belangrijk, het is de kern van wat je doet. Je hebt mensen boven je nodig die je daarbij begeleiden. Eigenlijk wil je erop kunnen vertrouwen dat docenten en studiebegeleiders een dashboard gebruiken volgens de Code of Practice, maar daarvoor moet je voortdurend een vinger aan de pols houden. Hoe trek je de juiste mensen aan? Hoe hou je een medewerker vast? Hoe houd je het behapbaar?’ Ook de pionier op het gebied van de inzet van studiedata is voorlopig nog niet uitgeleerd.”

Van 24 mei tot en met 8 juli publiceren we wekelijks verhalen uit de praktijk over het gebruik van studiedata. Zeven leden van de zone Studiedata van hogescholen en universiteiten vertellen wat zij doen met studiedata. Ze geven inzicht in hoe hun instellingen studiedata benutten om het hoger onderwijs te verbeteren voor studenten en welke voordelen de instellingen hier van hebben. 

De interviews zijn gebundeld in het magazine Praktijkverhalen Studiedata. Wil je nu al alle praktijkverhalen lezen? Download het magazine dan hier! 

Tekst: Marjolein van Trigt